Cómo teletrabajar desde casa

El primer paso para optimizar las herramientas de teletrabajo, y que estas sean efectivas, es asegurar que los procesos clave de tu empresa están soportados completamente por los sistemas informáticos y que no requieren de presencia física para llevarlos a cabo.

Por ejemplo, si algunos pedidos siguen llegando por fax, asegurar que estos faxes se redireccionan a un buzón de correo electrónico para recibir esos mismos faxes en formato PDF. Si la contabilización de facturas de proveedores requiere una autorización previa, asegurar que estas facturas están digitalizadas y que los responsables pueden firmarlas utilizando su certificado digital.

 

Una parte importante fundamental para que el teletrabajo sea efectivo es la digitalización de la documentación clave que permita a tus trabajadores disponer de la información relevante en su ordenador, independientemente de dónde estén ubicados.

Todos los usuarios de la compañía utilizan documentos para llevar a cabo sus tareas. Tanto documentos propios como los generados por otros compañeros o departamentos que requieren estar a disposición del equipo de trabajo.

 

Y todo ello asegurando lo siguiente:

 

1. Disponibilidad: garantizar que la información estará siempre accesible, independientemente de la ubicación del usuario.
2. Seguridad: asegurar que sólo ciertos roles de usuarios tendrán acceso a la información confidencial.
3. Integridad: conseguir la redundancia necesaria para poder restaurar la información de la compañía en caso de desastre.

 

El siguiente paso para permitir el teletrabajo con garantías de éxito es migrar toda la documentación clave de usuarios y departamentos a OneDrive y SharePoint respectivamente. De esta manera aseguramos su disponibilidad, seguridad e integridad tanto en la oficina como en teletrabajo (oficina remota) o en movilidad (smartphone).

Tan esencial como la información son las comunicaciones. Para que un usuario pueda teletrabajar independientemente de su ubicación, las comunicaciones entre la empresa y el trabajador deben ser fluidas y efectivas.

 

Esto es, las comunicaciones (audio, chat y video) deben seguir en todo momento al usuario sea cual sea su ubicación y el dispositivo que utilice.

 

Para conseguir esto, es necesario virtualizar las comunicaciones telefónicas. Implantando una centralita virtual conseguimos que las llamadas telefónicas puedan atenderse desde el propio dispositivo del usuario (PC, portátil, tableta o Smartphone), independientemente de si está teletrabajando o en movilidad.

 

Además, las aplicaciones integradas en Microsoft Office 365, como Teams, permiten a los usuarios interaccionar entre ellos (videollamadas, chat, colaboración online con documentos, etc.) independientemente de la ubicación.

La nueva Ley de Control de la Jornada Laboral es una realidad a la que las empresas se ven obligadas desde mayo de 2019. Esta ley obliga al control de la jornada laboral de cada trabajador, este registro será diario y deberá registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador.

 

Esto incluye todos los trabajadores, tanto en oficina como en teletrabajo o en movilidad. Por lo tanto, para garantizar una correcta aplicación de la norma será necesario disponer de procedimientos o aplicaciones que permitan controlar el inicio y la finalización de la jornada laboral.

 

Este tipo de aplicaciones permiten a los trabajadores “fichar” virtualmente desde su PC o Smartphone, registrando el inicio y final de la actividad, cumpliendo de esta forma lo requerido por el Real Decreto Ley 8/2019 en materia de control de la jornada laboral. Es más, estas aplicaciones permiten digitalizar muchos procesos de RRHH como la solicitud y aprobación de vacaciones, ausencias laborales, entrega confidencial de nóminas, etc.

Para conseguir que el teletrabajo sea efectivo en la empresa, además de poner todos los recursos tecnológicos al servicio de los usuarios, es necesario formar a estos para que sean igualmente eficientes trabajando a distancia.

 

La formación en las diferentes herramientas disponibles para teletrabajar, así como asimilar los cambios en los procesos de negocio y en la transformación digital que haya tenido lugar, es fundamental para asegurar el éxito del teletrabajo en la organización. Mantén una formación continua que permita optimizar los recursos y activos de la empresa, lo que redundará en una mayor productividad, tanto en el trabajo presencial como en el teletrabajo.