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Cómo teletrabajar desde casa

 

Trabaja con tu equipo desde cualquier lugar como si estuvieras en la oficina

Microsoft Office 365 es un servicio basado en la nube que combina la suite de escritorio Office con el software de colaboración y comunicaciones de última generación de Microsoft, para ayudar a tu organización a teletrabajar cumpliendo con sus necesidades de productividad, movilidad y seguridad.

Con un grupo de primera línea de herramientas de productividad, ofrece la experiencia completa de Office con la integración de servicios para PC, Mac y dispositivos móviles, para que los usuarios puedan ser productivos virtualmente desde cualquier parte. Teletrabajar desde casa, en movilidad, etc. Microsoft Office 365 brinda la potencia de la productividad en la nube a empresas de todos los tamaños, lo que ayuda a ahorrar tiempo, dinero y liberar recursos valiosos.

Beneficios de Microsoft Office 365

Productividad en la oficina

Microsoft Office 365 te proporciona todas las herramientas para que la productividad en la oficina sea máxima, incluso con colaboradores externos, teletrabajadores o empleados de otras sedes. Todo desde la suit de Office que tus trabajadores ya conocen y utilizan a diario.

Teletrabajo en casa

Accede a toda su documentación como si estuvieras en la oficina. También a los archivos compartidos de otras personas. Colabora, comparte y comunícate de forma sencilla y eficiente gracias a Microsoft Teams, independientemente de dónde se encuentre tu equipo.

Acceso en mobilidad

Trabajar con las herramientas de Microsoft Office 365 te permite disponer de todas las utilidades y aplicaciones que necesitas en tu móvil. Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint y OneDrive están accesibles y operativas desde tu smartphone y tableta, al igual que todos tus documentos.

Benefíciate del teletrabajo

Tanto si en tu empresa sois 3 trabajadores como cientos, puedes implementar teletrabajo de forma rápida y económica, pagando sólo por lo que utilizas. Descubre lo que puedes conseguir adaptando tus procesos de negocio y utilizando Microsoft Office 365. Teletrabajar desde casa nunca fue tan fácil y rápido.

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¿Qué necesito para Teletrabajar?

01.

Digitalización de procesos y documentación

El primer paso para optimizar las herramientas de teletrabajo, y que estas sean efectivas, es asegurar que los procesos clave de tu empresa están soportados completamente por los sistemas informáticos y que no requieren de presencia física para llevarlos a cabo.


Por ejemplo, si algunos pedidos siguen llegando por fax, asegurar que estos faxes se redireccionan a un buzón de correo electrónico para recibir esos mismos faxes en formato PDF. Si la contabilización de facturas de proveedores requiere una autorización previa, asegurar que estas facturas están digitalizadas y que los responsables pueden firmarlas utilizando su certificado digital.

 

Una parte importante fundamental para que el teletrabajo sea efectivo es la digitalización de la documentación clave que permita a tus trabajadores disponer de la información relevante en su ordenador, independientemente de dónde estén ubicados.

02.

Compartir información en la nube

Todos los usuarios de la compañía utilizan documentos para llevar a cabo sus tareas. Tanto documentos propios como los generados por otros compañeros o departamentos que requieren estar a disposición del equipo de trabajo.

 

Y todo ello asegurando lo siguiente:

 

  1. Disponibilidad: garantizar que la información estará siempre accesible, independientemente de la ubicación del usuario.
  2. Seguridad: asegurar que sólo ciertos roles de usuarios tendrán acceso a la información confidencial.
  3. Integridad: conseguir la redundancia necesaria para poder restaurar la información de la compañía en caso de desastre.

 

El siguiente paso para permitir el teletrabajo con garantías de éxito es migrar toda la documentación clave de usuarios y departamentos a OneDrive y SharePoint respectivamente. De esta manera aseguramos su disponibilidad, seguridad e integridad tanto en la oficina como en teletrabajo (oficina remota) o en movilidad (smartphone).

03.

Virtualizar las comunicaciones

Tan esencial como la información son las comunicaciones. Para que un usuario pueda teletrabajar independientemente de su ubicación, las comunicaciones entre la empresa y el trabajador deben ser fluidas y efectivas.

 

Esto es, las comunicaciones (audio, chat y video) deben seguir en todo momento al usuario sea cual sea su ubicación y el dispositivo que utilice.

 

Para conseguir esto, es necesario virtualizar las comunicaciones telefónicas. Implantando una centralita virtual conseguimos que las llamadas telefónicas puedan atenderse desde el propio dispositivo del usuario (PC, portátil, tableta o Smartphone), independientemente de si está teletrabajando o en movilidad.

 

Además, las aplicaciones integradas en Microsoft Office 365, como Teams, permiten a los usuarios interaccionar entre ellos (videollamadas, chat, colaboración online con documentos, etc.) independientemente de la ubicación.

04.

Control de presencia y jornada laboral

La nueva Ley de Control de la Jornada Laboral es una realidad a la que las empresas se ven obligadas desde mayo de 2019. Esta ley obliga al control de la jornada laboral de cada trabajador, este registro será diario y deberá registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador.

 

Esto incluye todos los trabajadores, tanto en oficina como en teletrabajo o en movilidad. Por lo tanto, para garantizar una correcta aplicación de la norma será necesario disponer de procedimientos o aplicaciones que permitan controlar el inicio y la finalización de la jornada laboral.

 

Este tipo de aplicaciones permiten a los trabajadores “fichar” virtualmente desde su PC o Smartphone, registrando el inicio y final de la actividad, cumpliendo de esta forma lo requerido por el Real Decreto Ley 8/2019 en materia de control de la jornada laboral. Es más, estas aplicaciones permiten digitalizar muchos procesos de RRHH como la solicitud y aprobación de vacaciones, ausencias laborales, entrega confidencial de nóminas, etc.

05.

Formación a teletrabajadores

Para conseguir que el teletrabajo sea efectivo en la empresa, además de poner todos los recursos tecnológicos al servicio de los usuarios, es necesario formar a estos para que sean igualmente eficientes trabajando a distancia.

 

La formación en las diferentes herramientas disponibles para teletrabajar, así como asimilar los cambios en los procesos de negocio y en la transformación digital que haya tenido lugar, es fundamental para asegurar el éxito del teletrabajo en la organización. Mantén una formación continua que permita optimizar los recursos y activos de la empresa, lo que redundará en una mayor productividad, tanto en el trabajo presencial como en el teletrabajo.

CARACTERÍSTICAS CLAVE

Herramientas de productividad en la oficina

Microsoft Office viene con aplicaciones para energizar su productividad. Excel le permite crear hojas de cálculo para la gestión básica de datos y para su análisis. PowerPoint le permite crear y presentar información en varios formatos, desde diapositivas a videos. Word es un programa de procesamiento de palabras para crear, editar y compartir documentos.

Herramientas de comunicación

Las aplicaciones y los servicios de comunicación vienen con conferencias de audio, sistema de telefonía PBX en la nube, correo electrónico de clase empresarial Exchange para clientes, correo electrónico Outlook y videoconferencias y chat Skype for Business, Teams para reuniones o llamadas de transmisión en vivo y Yammer para una red social privada.

Almacenamiento y gestión de datos

Intranet de alojamiento y sitios web para equipos en SharePoint. Para la gestión y el análisis de datos, Advanced Data Governance gestiona el ciclo de vida de datos y Advanced eDiscovery analiza los datos en las aplicaciones seleccionadas. MyAnalytics realiza un seguimiento del trabajo para ayudar a aumentar la productividad; Power BI Pro recopila y organiza datos IA comercial.

Seguridad y cumplimiento

Asegure sus datos con una cantidad de aplicaciones y funciones de protección de sus datos, dispositivos, aplicaciones y redes contra los dispositivos perdidos o robados, pérdida de datos, malware y otros ataques o amenazas. La seguridad avanzada, impulsada por la inteligencia en la nube, protege los datos, las identidades y los dispositivos contra las amenazas modernas.

Contacta con Kipmion

 

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