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Aprende Microsoft 365 con Teams en 9 minutos
Reúne a tus empleados y tu información con una suite de productividad eficaz y sumamente segura que te ayuda a dirigir y hacer crecer tu negocio.
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Tabla de contenidos
Introducción
Hacer crecer tu negocio de manera eficiente significa mejorar la calidad, y no solo la cantidad, del trabajo. En las primeras etapas del ciclo de vida de una empresa, es natural querer encontrar la solución más rápida para cada desafío individual. Sin embargo, con el tiempo, la experiencia de los empleados crece. La fricción del cambio de contexto merma la productividad cada vez más rápido a medida que aumenta el volumen y la complejidad del trabajo.
Las herramientas integradas no solo proporcionan más características, sino que estructuran la experiencia de una manera diferente. El objetivo cambia de cumular capacidades a eliminar obstáculos y mantener alejadas las amenazas a la seguridad.
Si buscas una manera de mejorar la forma de trabajar de tus empleados que te permita hacer crecer tu negocio, este libro es para ti. Microsoft 365 aumenta la confianza en las aplicaciones de Office 365 con IA basada en el cloud, experiencias centradas en los empleados y medidas de seguridad robustas diseñadas para un mundo híbrido. Te llevaremos de visita para mostrarte cómo resuelve los problemas comunes de crecimiento y permite nuevos niveles de productividad.
Trabaja de forma más inteligente
Automatiza las tareas cotidianas y céntrate en aportar valor.
Escenario 1
Mejora las tareas cotidianas con inteligencia basada en el cloud
La IA no va a reemplazar a los empleados. Está aquí para ayudarles a rendir más en las tareas para las que los contrataste, con la máxima implicación. En Microsoft 365, las experiencias inteligentes surgen durante toda la jornada de trabajo. En Microsoft 365, la IA permite aplicaciones innovadoras que pueden ayudarte a escribir y diseñar mejor, trabajar con los datos de manera eficiente y simplificar tu bandeja de entrada. Al mostrar las experiencias correctas en los momentos adecuados, Microsoft 365 mejora proactivamente la productividad y la eficiencia. También puedes interactuar con Microsoft 365 usando el lenguaje natural gracias a Cortana. Usa tu voz para enviar mensajes, revisar calendarios, unirte a reuniones, añadir tareas y muchas otras cosas, con el fin de ahorrar tiempo y centrarte en lo importante.
Escenario 2
Gana más tiempo con la automatización
Las tareas administrativas y los flujos de trabajo de procesos son fundamentales para tu negocio. Pero no siempre son la mejor forma de aprovechar el talento de las personas.
Con Power Automate, cualquier persona puede automatizar tareas y procesos mediante una experiencia guiada, con el método de arrastrar y colocar y sin código. Desencadena acciones basadas en aprobaciones, genera automáticamente correos electrónicos o captura la información correcta en el momento adecuado.
También incluye Power Automate Desktop para automatizar tareas manuales en ordenadores con Windows 10. Ofrece a los empleados las herramientas que necesitan para que su trabajo sea más interesante y sepan lo que pueden hacer.
Cómo funciona
Imagina a un empleado que necesita crear rápidamente una presentación de ventas. Utiliza el dictado de Microsoft Word para plasmar las ideas tan rápido como pueda dictarlas. La funcionalidad integrada del editor sugiere mejoras que incluyen mucho más que correcciones ortográficas. A medida que inserta el texto en diapositivas de PowerPoint en blanco, PowerPoint Designer utiliza la IA para recomendar diseños atractivos. A continuación, necesita crear algunos gráficos, pero solo tiene una copia impresa de los datos de una reunión reciente. Hace una foto y Excel la convierte automáticamente en una tabla con formato con datos en tiempo real. La característica Analizar datos de Excel analiza los datos y ofrece varias sugerencias de gráficos para presentar los datos de forma más eficaz. Una vez realizada la presentación, es el momento de pasar a la venta. Todas esas pequeñas mejoras permiten a las personas centrarse en el resultado en lugar de en el proceso.
Trabaja mejor en equipo
Chatea, reúnete y colabora.
Escenario 1
Permite trabajar en equipo fácilmente
Las reuniones de voz y vídeo son solo una parte de la ecuación del trabajo híbrido. Lo importante es lo que las personas hacen durante las reuniones. Un equipo típico podría colaborar en un documento de Word, compartir archivos mediante enlaces, enviar mensajes en el chat y actualizar un calendario de proyecto en una aplicación de gestión de proyectos. Si tienen que usar una aplicación diferente para cada función, les resultará difícil llevar a cabo todas estas actividades.
Con Microsoft Teams, pueden hacerlo todo en un solo lugar, en tiempo real, sin tener que cambiar de aplicación, incluso si utilizan aplicaciones de terceros. Teams es también un centro para otras experiencias de aplicaciones, ya que se conecta fácilmente con más de 250 soluciones, incluidas Trello, Evernote, Adobe, GitHub y Zendesk.
Escenario 2
Utiliza buzones compartidos para mantenerte al día sobre los clientes existentes y potenciales
Microsoft Outlook puede ayudarte a satisfacer las necesidades de los clientes usando un buzón y un alias compartidos, como «help@contoso.com» o «sales@contoso.com». Con Outlook, un grupo de trabajadores puede supervisar y enviar correo electrónico fácilmente desde el alias compartido. Cuando alguien del grupo responde a un mensaje enviado al buzón compartido, el correo electrónico se muestra como si proviniera de la dirección compartida y no de un usuario específico. También puedes tener un calendario compartido asociado con el buzón de correo (por ejemplo, un calendario de soporte o ventas dedicado). Las empresas grandes pueden utilizar esta funcionalidad para crear un canal para la comunicación en equipo, ya se trate de trabajadores de un turno o de anuncios para todo el personal.
Cómo funciona
El equipo de servicio al cliente se reúne para revisar los KPI de la última semana. Se reúnen en Microsoft Teams y graban la sesión para que los que no están presentes puedan acceder a ella más adelante. En Teams, todo el mundo puede acceder al informe de Dynamics 365 en una pestaña dedicada para ver las actualizaciones en tiempo real. Un miembro del equipo quiere compartir un informe de la oficina central global. Lo saca de la carpeta del equipo y comparte su pantalla. Mientras se realiza la presentación, los participantes pueden usar el chat para plantear preguntas y hacer comentarios. El equipo identifica la necesidad de crear contenido para un nuevo producto en el que los clientes están interesados, por lo que inician un nuevo proyecto en el software de gestión de proyectos de su elección en otra pestaña. Todas las actividades tienen lugar en Teams, por lo que todos pueden permanecer en el mismo espacio de trabajo colaborativo.
Mide el éxito
Mejora tu jornada laboral con datos
Escenario 1
Fomenta el bienestar y la productividad con instrucciones prácticas
Las empresas preocupadas por la reducción de la productividad en el trabajo híbrido han descubierto justo lo contrario: muchas personas son más productivas cuando trabajan desde casa. Sin embargo, también son propensas a trabajar en exceso y acabar agotadas. Crear una cultura saludable de conciliación de la vida laboral y personal y bienestar individual es más importante que nunca, pero es difícil de conseguir sin la estructura de un ciclo de jornada laboral típico. Microsoft 365 puede ayudarte ofreciendo información sobre la productividad personal en Microsoft 365. MyAnalytics proporciona a los empleados herramientas para explorar sus patrones de trabajo con el fin de mejorar la concentración, el bienestar, el contacto y la colaboración. Las sugerencias basadas en IA de Outlook recomiendan reservar los momentos de mayor concentración y priorizar el seguimiento de las tareas con contactos clave. Un panel y un resumen semanal de correo electrónico respaldan el aumento continuo de patrones de trabajo saludables.
Escenario 2
Obtén un panel instantáneo para tu empresa
Democratiza las decisiones basadas en datos y fundamenta tu intuición en datos
contrastados. Power BI Pro ofrece análisis de autoservicio y colaboración en visualizaciones interactivas.
Utiliza la característica de preguntas y respuestas para explorar tus datos haciendo preguntas en lenguaje natural y obtén respuestas en forma de diagramas y gráficos. Comparte ideas y conocimientos utilizando los comentarios del equipo y mantente al día con las suscripciones de contenido y las alertas de actualización.
Accede a visualizaciones sobre la marcha con Power BI Mobile para tomar decisiones basadas en datos desde cualquier lugar.
Cómo funciona
Con Power BI, las personas de toda la empresa pueden tomar mejores decisiones para aumentar los resultados empresariales. Imagina, por ejemplo, que tu equipo de soporte observa un aumento de los errores en la aplicación. Rápidamente analizan los detalles para identificar la región en la que se están produciendo. Comparten la información con el equipo del producto, que puede identificar las dependencias que causan el problema. En otra parte del negocio, el equipo de ventas analiza las solicitudes de características en la Cómo funciona comunidad online de la empresa y las prioriza para el grupo de ingeniería de productos. En el departamento de marketing, el equipo web examina la tasa de clics de una página web e identifica una oportunidad para optimizar la interacción. Pueden revisar rápidamente los cambios en los porcentajes de rebotes a medida que se producen en tiempo real. Cualesquiera que sean los datos, Power BI puede ayudar a sacar a la luz los conocimientos incluidos en ellos.
Permite el trabajo flexible con seguridad inteligente
Protégete de las amenazas emergentes y administra los puntos de conexión con más facilidad.
Escenario 1
Fomenta el bienestar y la productividad con instrucciones prácticas
Cada año el panorama de amenazas es cada vez más complejo. Al mismo tiempo, los datos se propagan a través de un número cada vez mayor de dispositivos. Microsoft 365 ofrece una amplia gama de servicios especializados en la protección contra amenazas en puntos de conexión, redes, correo electrónico y datos críticos para el negocio. Supervisa las señales y recopila datos de varias fuentes, como la actividad de los usuarios, la autenticación, el correo electrónico, los equipos comprometidos y los incidentes de seguridad. Detecta amenazas en los archivos y en el correo electrónico e impide que el código malintencionado se ejecute en los dispositivos. Con visibilidad de tus aplicaciones y servicios en el cloud, puedes identificar y combatir los ciberataques antes de que causen daños.
Escenario 2
Defiéndete de la pérdida de datos y las amenazas
Mientras los atacantes trabajan para evitar las líneas de defensa tradicionales, Microsoft 365 trabaja para detenerlos. La tecnología Advanced Threat Analytics de Microsoft detecta muchos tipos de actividades sospechosas antes de que se conviertan en incidentes. Puede identificar cuándo alguien está husmeando en tu red y avisarte mucho antes de que obtenga acceso. Dentro de tu empresa, necesitas asegurarte de que los datos están donde tienen que estar. Las características de archivado y retención locales de Exchange ayudan a conservar mensajes de correo electrónico e información del calendario importantes, mientras que la función de protección de pérdida de datos utiliza políticas para proteger los mensajes confidenciales independientemente del dominio.
Cómo funciona
Los empleados suelen utilizar sus propios dispositivos en el trabajo, con datos personales y de la empresa en un solo dispositivo. Imagina una situación en la que una empresa de la competencia contrata a uno de tus empleados. Querrás asegurarte de que no se lleve los datos confidenciales a su nuevo trabajo. Tu equipo de TI necesita una forma de eliminar la información de tu empresa sin que los datos personales del empleado resulten afectados. Con el Centro de administración de Microsoft 365, el equipo puede borrar de forma remota la información confidencial del dispositivo del usuario. El usuario no tiene que asumir la responsabilidad del proceso y puede estar seguro de que sus datos personales no resultarán dañados. Esto protege tu empresa y ofrece a los empleados la libertad de trabajar con los dispositivos que prefieran.
Aumenta la eficacia de TI
Unifica la seguridad, la administración y la gestión.
Escenario 1
Controla la expansión de los puntos de conexión
Ofrecer a los empleados acceso a los datos y aplicaciones a través de dispositivos remotos y móviles es fundamental para el trabajo moderno. Configurar y administrar esos dispositivos puede suponer un gran trabajo.
Microsoft 365 permite a tu equipo de TI usar Microsoft Endpoint Manager para unificar la seguridad de los puntos de conexión, la administración de dispositivos y las acciones inteligentes en el cloud para obtener visibilidad y control exhaustivos.
Tanto si se trata de administrar las actualizaciones de Windows 10 y Windows Server, de implementar nuevas aplicaciones en dispositivos móviles o de crear políticas para mantener los datos protegidos, todo el ciclo de vida del dispositivo está bajo tu control.
Escenario 2
Gestiona tu plataforma del lugar de trabajo desde un solo panel
Esa misma facilidad de administración se aplica a tus aplicaciones y servicios de Microsoft 365 gracias al Centro de administración de Microsoft 365. Los equipos de IT pueden personalizar la experiencia de acuerdo con su forma de trabajar. Pueden anclar la información y las acciones a las que se accede más habitualmente en la pantalla de inicio para que lo más importante siempre esté visible. Para ayudarles a maximizar la productividad, el centro de administración ofrece datos importantes y recomienda las siguientes mejores acciones para ayudar a mejorar la experiencia del usuario. Con Secure Score en Microsoft 365, pueden comparar fácilmente el estado general de seguridad y obtener recomendaciones prácticas de mejora que elevan la puntuación. Existe incluso una aplicación móvil que les ayuda a ver la configuración y a realizar las tareas principales desde cualquier lugar, lo que facilita la administración de entornos de trabajo híbridos y remotos.
Cómo funciona
Imagina que un administrador de TI inicia sesión para ver la puntuación de seguridad. Observa que la seguridad relacionada con la identidad está en el 95 por ciento, pero la seguridad de los dispositivos solo es del 70 por ciento. Una recomendación de Secure Score es activar el modo administrado de Microsoft Defender Application Guard, pero el departamento de TI ha decidido que no lo va a utilizar. El administrador hace clic en el ajuste para aceptar el riesgo, de modo que ya no afecte a la puntuación de seguridad. El equipo de TI también ve una recomendación para implementar una medida de protección avanzada contra el ransomware. Recientemente realizaron un curso sobre el creciente impacto del ransomware, por lo que envían un mensaje al director de informática en Microsoft Teams para recomendarle que implemente esta característica. Todo son ventajas: la puntuación de seguridad sube y el equipo puede mostrar los resultados de su trabajo.
Encuentra el plan adecuado para tu empresa
Mejorar la forma de trabajar de las personas es una de las mejores inversiones que puedes hacer en tu negocio. Cuando pueden concentrarse, priorizar, colaborar y crear con menos obstáculos, pueden alcanzar todo su potencial. A medida que se normalizan los entornos de trabajo híbridos, Microsoft 365 reúne a todas las personas en el mismo ecosistema digital para promover la cohesión, la cultura y el bienestar, todo ello protegido por una seguridad diseñada para el trabajo híbrido.
Una solución empresarial completa
Microsoft 365 es una suscripción que incluye aplicaciones premium de Office, eficaces servicios de administración de TI y funcionalidades de seguridad avanzada que pueden ayudarte a dirigir e impulsar tu negocio. Eligiendo el plan y el precio de Microsoft 365 adecuados para tu empresa, puedes mantener la flexibilidad y la escalabilidad a medida que cambian las necesidades.
Microsoft 365 E3 combina las mejores aplicaciones de productividad de su clase con funciones básicas de seguridad y cumplimiento.
- Mejora la productividad y fomenta una cultura de colaboración con experiencias conectadas.
- Transforma la forma en que gestionas tu negocio y mejora las relaciones con los clientes con flujos de trabajo integrados.
- Protege de forma proactiva a los empleados, los datos y la información de los clientes con seguridad inteligente.
- Añade, elimina o transfiere puestos para satisfacer las necesidades ambiantes.
- Haz tu trabajo lo mejor posible con Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
- Chatea, celebra reuniones y colabora con Microsoft Teams.
- Guarda los archivos, accede a ellos y compártelos en cualquier lugar con 1 TB de almacenamiento de OneDrive.
- Trabaja desde cualquier lugar y cualquier dispositivo con las aplicaciones de Office.
- Protege tu negocio con medidas de seguridad de nivel empresarial y soporte
ininterrumpido. - Asegúrate de que siempre tengas la versión más reciente y segura de las aplicaciones de Windows 10 y Office 365.
Fuente: Curso intensivo de Microsoft 365 con Teams. ©2021 Microsoft Corporation.
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