Kit Digital: Implementa servicios de oficina virtual

Un recurso que las empresas pueden usar para habilitar el trabajo remoto y que está disponible como categoría de solución del KIT DIGITAL (la subvención a fondo perdido que el Gobierno de España ha lanzado recientemente) es Office 365.

Office 365 es un conjunto de herramientas de productividad que aprovechan los servicios en la nube para mejorar la colaboración, la comunicación y la eficiencia. Repasemos cómo se puede usar Office 365 para ayudar a los empleados remotos a continuar realizando sus funciones sea cual sea su ubicación.

Funcionalidades y servicios

El principal objetivo de esta categoría del KIT DIGITAL es implantar en tu empresa soluciones interactivas y funcionales que permitan la colaboración más eficiente entre tus trabajadores:

• Colaboración en equipos de trabajo: tendrás asistencia por parte del proveedor en el proceso creativo de ideación o gestión de equipos para la gestión colaborativa de proyectos, compartir recursos y/o conocimientos, dotar de herramientas para la interacción de los equipos en los procesos de ideación o resolución de problemas, así como la configuración y personalización de flujos de trabajo, tareas, etc.
• Almacenar y compartir archivos: dispondrás de 1 TB de almacenamiento.
• Compatibilidad con dispositivos móviles: tu solución será compatible con dispositivos móviles.
• Calendario y agenda: te permitirá organizar un calendario y tus tareas previstas.
• Comunicaciones virtuales: centralita virtual y extensión telefónica en la nube que permita poder atender las llamadas en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Microsoft Teams

Si hay una herramienta que puede contribuir significativamente al éxito de tu fuerza laboral remota es Microsoft Teams. Teams es un gran recurso que los empleados pueden usar para chatear, reunirse, llamar y colaborar, todo en un solo lugar. Estas son algunas formas en que tu organización puede usar Teams para simplificar el trabajo remoto.

Comunícate en tiempo real

El correo electrónico es una excelente manera de conectarse con compañeros de trabajo o clientes, pero a veces necesitas algo más rápido y fácil de conectar que permita una interacción más dinámica. El chat de Microsoft Teams te permite enviar mensajes instantáneos a un colega con una pregunta rápida o incluso a un grupo. Es tan fácil que tus empleados se sentirán como si todos estuvieran sentados en una habitación, rebotando ideas entre sí.

Trabajar cara a cara

La capacidad de organizar y unirse a videoconferencias en Teams es una excelente manera de proporcionar a tus empleados el tiempo cara a cara que tanto necesitan. A veces, trabajar exclusivamente a través de correo electrónico o chat puede parecer aislado y más difícil. Si necesitas celebrar una reunión o una sesión de brain-storming prolongada, la videoconferencia de Teams es la manera perfecta de hacerlo.

Eliminar distracciones

Seamos realistas; una de las partes más difíciles de trabajar desde casa es el número aparentemente interminable de distracciones. Ya sea que se trate de tus hijos que regresan a casa de la escuela o tu perro en busca de atención, puede ser difícil concentrarse, especialmente si estás trabajando con tus compañeros de trabajo. Teams proporciona una solución perfecta con desenfoque del fondo de la imagen para preservar la intimidad y mantener el foco en lo importante.

Con esta función, puedes difuminar el entorno que te rodea, lo que significa que tus compañeros de equipo solo tienen que preocuparse por concentrarse en ti y en la tarea en cuestión, no en tu adorable perro durmiendo la siesta detrás de ti.

Sharepoint

Mientras se trabajas de forma remota, a veces puede ser una molestia enviar documentos y proyectos de ida y vuelta entre los miembros del equipo. Afortunadamente, Microsoft ofrece otra excelente herramienta para ayudarte. SharePoint es la solución perfecta para compartir documentos, y se integra con otras herramientas como Word y Excel para hacer que la colaboración sea fácil y eficiente.

Trabajar juntos sin interrupción

Con SharePoint puedes almacenar, organizar, compartir y acceder a información y archivos desde cualquier dispositivo. Lo único que necesitas es una conexión a internet. Esto hace que sea extremadamente fácil para ti y tus compañeros de equipo trabajar juntos, incluso si están al otro lado del mundo.

Aún más, con SharePoint, todos tus archivos se mantienen continuamente actualizados. Por lo tanto, puedes ver las actualizaciones y los cambios realizados al instante. También puedes usarlo con otros productos de Office 365, como Teams y Outlook.

Microsoft Outlook

Otra herramienta útil de Office 365 es Outlook. Lo más probable es que hayas oído hablar de Outlook y puedas pensar que es un proveedor de correo electrónico típico. Y aunque el correo electrónico es una necesidad definitiva para los trabajadores remotos, no es por eso por lo que lo consideramos tan útil.

Programa reuniones y conéctate fácilmente

Una de las mejores características de Outlook es la capacidad de programar reuniones en tu calendario y conectarlas directamente a Teams. De esa manera, todo lo que un invitado tiene que hacer es hacer clic en el enlace que está en su calendario.

El calendario de Outlook también hace que sea increíblemente fácil bloquear los tiempos en tu horario y compartirlo con tus compañeros de trabajo. Si estás de vacaciones o has programado un tiempo de “no molestar”, este se muestra perfectamente para poder planificar adecuadamente.

Trabajar directamente en el correo electrónico

Con Office 365, la combinación de SharePoint y Outlook proporciona la plataforma definitiva para una colaboración rápida. Si tu colega te ha enviado un documento mediante SharePoint, puedes acceder y editar el archivo directamente en la ventana de Outlook. No es necesario iniciar sesión por separado en otro sistema. Y el documento se actualiza en tiempo real, lo que significa que tanto tu como tu compañero de trabajo podéis trabajar juntos en él, viendo los cambios del otro.

Además de eso, puedes configurar notificaciones de contenido para que se envíen a tu correo electrónico de Outlook cuando hayan modificaciones del documento. Por lo tanto, si alguien edita un archivo, se te enviará automáticamente una actualización, manteniéndote al tanto de todos tus proyectos incluso mientras trabaja de forma remota.

Extensión telefónica en la nube

Manteniendo las numeraciones telefónicas de tu empresa, puedes configurar extensiones telefónicas para cada trabajador de manera que no se pierdan las llamadas telefónicas de tus clientes, independientemente de dónde estén ubicados los trabajadores; en casa, en la oficina, de paseo…

La extensión virtual permite que los trabajadores realicen y reciban llamadas desde diferentes dispositivos, PC, teléfono móvil, Tablet, portátil. También te permite gran flexibilidad para establecer reglas de negocio y menús que permitan enrutar las llamadas de forma eficiente.

Y todo incluido en el KIT DIGITAL

El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España, que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital. Los servicios de oficina virtual están subvencionados con hasta 250€/usuario, lo que te permite desplegar todos los servicios antes mencionados sin coste para la empresa.

Si quieres más información sobre la solicitud del Bono Digital y la implantación de servicios de oficina virtual, regístrate aquí.

En conclusión

Trabajar de forma remota puede parecer un desafío si no tienes las herramientas y tecnologías adecuadas. Office 365 es un gran recurso para aprovechar, lo que hará que el trabajo de todos sea más fácil y productivo.

Para explorar esta solución o cualquier otra herramienta de Office 365, ponte en contacto con nosotros. Podemos ayudarte a determinar cómo mantener tu negocio funcionando sin problemas e ininterrumpidamente, incluso sin trabajadores en la oficina.