Verano 2024: ¿el Excel de vacaciones echa humo?

Respira tranquilo. A continuación te ofrecemos algunas buenas prácticas de gestión de las vacaciones en tu empresa y la herramienta que mejorará y aportará transparencia a dicha gestión.

Cómo administrar el tiempo libre

La gestión del tiempo libre es una parte importante de la gestión en general, pero es especialmente crucial en el contexto de la gestión de una pequeña empresa. Si dos personas se van de vacaciones al mismo tiempo y sólo tienes dos empleados, la producción de tu empresa será inexistente. Así que aquí hay una serie de consejos y trucos sobre cómo gestionar ausencias y presencias en tu empresa.

Fijación de la asignación de tiempo libre

Cuantas vacaciones se conceden por defecto en los contratos de los empleados depende de tu negocio. Obviamente, hay mínimos legales, pero para ser competitivo y fomentar el “great place to work” entre los empleados probablemente no quieras ajustarte a esos límites legales. Si es así, es importante que todos los beneficios “extra” que se concedan sean bien conocidos por los empleados y tratados con la máxima transparencia.

La mejor manera de determinar cuántas vacaciones establecer es pensar en cómo se compara con otros negocios en tu misma industria o sector, mirar cuál es el punto de referencia y luego decidir si deseas estar en línea con el mercado o ser más generoso. Por supuesto, puedes ir por debajo del mercado, pero corres el riesgo de enviar el mensaje equivocado a los posibles empleados. Una diferencia de uno o dos días no suele cambiar mucho, por lo que a menos que estés listo para ser más generoso que tus competidores, probablemente sea más fácil seguir su ejemplo.

Algunas organizaciones incluso logran hacer que las vacaciones ilimitadas funcionen. Vacaciones ilimitadas permite a los empleados despegar tanto tiempo como quieran, siempre y cuando cumplan con todas sus tareas y planifiquen en consecuencia.

Sorprendentemente, debido a las presiones del lugar de trabajo moderno, muchos empleados que supuestamente se benefician de vacaciones ilimitadas en realidad se tomarán menos días libres que sus compañeros que tienen una política de vacaciones más rígida. Cuando se deja en manos de ellos, la gente a menudo tiene miedo de pedir más tiempo libre. Aunque adoptar una política de vacaciones ilimitada puede ser una buena declaración sobre la confianza de tus empleados, es demasiado fácil perder la noción de quién ha solicitado y hecho vacaciones, tiempo libre o días de compensación. Para algunas personas esta gestión puede resultar abrumadora. Algunas personas son malas planificando y solicitando vacaciones, pueden ser solteros, no tener amigos en la ciudad o simplemente no están habituados a planificar más allá del siguiente fin de semana. Así que si no hay tiempo libre obligatorio, algunas personas podrían reducir los días solicitados…

Administración de solicitudes de tiempo libre

Desconfía de los enfrentamientos. Trata de evitar que varias personas en el mismo equipo pequeño estén ausentes al mismo tiempo. Si tu negocio trabaja con plazos estrictos, la administración de solicitudes de vacaciones corre el riesgo de sobrecargar a aquellos que no están de vacaciones y llevar a la empresa a rendir insuficientemente o a perder objetivos.

Otra estrategia a la hora de tratar con solicitudes de tiempo libre es pensar si quieres que las vacaciones del equipo se repartan uniformemente a lo largo del año para que la empresa siempre pueda trabajar al mismo nivel. Esta táctica también minimizará la probabilidad de que varios empleados se enfrenten o compitan por un mismo periodo. Por el contrario, si el negocio siempre es más lento durante los meses de verano, es posible que desees alentar a tantas personas como sea posible a irse en ese momento, incluso obligarles a ello. Muchas empresas de comercio electrónico desaconsejan fuertemente a los empleados que tomen cualquier tiempo libre sustancial durante el cuarto trimestre, porque ese es el período más ocupado y vital para este sector.

Debe tener en cuenta que siempre hay, necesariamente, una capacidad mínima requerida para mantener tu organización en funcionamiento. Es más fácil mantenerse al tanto de cuando la gente está fuera cuando eres un equipo pequeño, pero una vez que comienzas a crecer rápidamente esta gestión te puede sobrepasar e incluso colapsar. Tan pronto como tu organización crece a 10 o 15 personas, pueden surgir enfrentamientos problemáticos entre empleados planificando vacaciones, y esto es mucho antes de lo que muchos empresarios imaginan. Mantén un calendario actualizado o usa un software de gestión de vacaciones.

Se muy rápido cuando se trate de aprobar solicitudes de vacaciones. No hay nada peor que a tus colegas se les haga esperar y puedan perderse vuelos baratos. Y no hay excusa para no reaccionar rápidamente desde el lado del empleador que no sea la pereza. Si hay un conflicto de fechas, comunícalo de inmediato y valora si hay margen para la flexibilidad.

Por alguna razón, la gente generalmente se siente bastante nerviosa por pedir vacaciones o días de compensación. Por lo tanto, ser receptivo y aceptar tantas solicitudes como sea posible envía un gran mensaje sobre la cultura de la compañía, refuerza los lazos entre empleado y empresa y mejora el clima laboral en general.

Tiempo libre como herramienta de gestión

Las vacaciones también pueden ser una herramienta útil para recompensar a las personas que han estado trabajando horas extras o que han invertido horas durante el fin de semana. Debe ser visto como una parte importante del paquete de compensación de la empresa. Las vacaciones se pueden distribuir como bonos, recompensando la excelencia o la lealtad. Por ejemplo, muchas empresas tienen políticas en vigor por las que por cada año que un empleado trabaja en una empresa, o tras un periodo de años trabajando en la compañía, acumulan un día adicional de vacaciones anuales.

La comunicación en torno al tiempo libre también es muy importante. Recuerda a los empleados que informen correctamente y en plazo sobre cuándo se van y tengan un calendario actualizado disponible para que todos lo puedan ver. Puede ser increíblemente frustrante estar a mitad de camino de un proyecto y descubrir que tu colaborador clave se va a Menorca al día siguiente…

¿Descanso festivo o no festivo?

El descanso en periodos festivos, el tiempo entre Navidad y Año Nuevo, es en ocasiones aportado de forma adicional en muchas empresas. Algunas compañías que operan durante todo el año simplemente no podrán permitirse esa desaceleración en la producción. Pero fuera del comercio electrónico, es una época del año generalmente más tranquila y relajada.

Cuando la gente regresa de un descanso festivo, por lo general se puede sentir un gran aumento en la motivación. Hay una energía especial alrededor de la oficina porque todo el equipo ha tenido tiempo para refrescarse y recargar energías. También es el momento menos estresante para arrancar tareas porque hay menos trabajo en otras empresas. Los clientes a menudo estarán de vacaciones, y la ansiedad relacionada con ponerse al día cuando vuelvas al trabajo no existe ya que todos han estado fuera al mismo tiempo.

Sin embargo, ten en cuenta que si obligas al descanso festivo, se percibirá como injusto ver esos días libres consumidos como parte de la asignación de vacaciones de los empleados.

Woffu, gestor de vacaciones y control horario

Una herramienta que te ayudará en lo anterior es Woffu, el gestor de vacaciones y control horario adaptado a la legalidad. Con Woffu conseguirás total visibilidad sobre las vacaciones y ausencias en tu empresa. Además ayuda a empoderar a tus equipos para que gestionen sus días de manera colaborativa. Mejorando la transparencia y evitando conflictos.

Woffu también te soluciona el control horario y la gestión de la presencia de tus empleados, ajustando los informes a la legalidad actual. Mejora la comunicación con tus empleados. Envía fácilmente anuncios individuales o de grupo con imágenes y documentos adjuntos. Aumenta la transparencia y mejora la comunicación interna alcanzando simultáneamente a todos los empleados en las comunicaciones corporativas.

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