El canal de denuncias: nueva obligación para las empresas de +49 empleados

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que denuncian infracciones normativas y combate la corrupción, entró en vigor el 13 de marzo pasado, y establece la necesidad de que las empresas con más de 49 empleados implementen un canal de denuncias interno.

La solución Woffu, ofrece herramientas que cumplen con la ley y facilitan a las empresas implementar estos protocolos. Para ello, se ha desarrollado un canal de denuncias que cumple estrictamente con la normativa de la Directiva Whistleblowing.

Pero, ¿qué implica exactamente tener un canal de denuncias? ¿Cómo se puede establecer de manera sencilla? ¿Cuándo debe estar disponible? Respondemos a estas y otras preguntas a continuación.

¿Qué es un canal de denuncias en una empresa?

De acuerdo con esta legislación, este nuevo decreto (que ya está en vigor en nuestro país) tiene como objetivo proteger a las personas que, en el entorno laboral o profesional, identifican infracciones penales o administrativas graves o muy graves. En consecuencia, el canal de denuncias sirve como una herramienta que permite a cualquier persona dentro de una empresa informar sobre una infracción ocurrida en el entorno laboral. Estas comunicaciones deben ser completamente anónimas y confidenciales, y un gestor designado será responsable de recibir esta información.

¿Cómo opera un canal de denuncias?

La confidencialidad es la piedra angular de cómo opera un canal de denuncias. Debe ser un sistema seguro que garantice la protección de las personas involucradas (el denunciante y cualquier persona mencionada en la denuncia) y solo debe ser accesible para individuos autorizados.

El sistema debe permitir que las denuncias se presenten por escrito o de manera verbal de manera ágil y rápida, y que puedan ser almacenadas durante al menos dos años, como establece la ley.

Además, el sistema debe funcionar de forma independiente y separada de otros canales de comunicación de la empresa. Al mismo tiempo, debe existir un procedimiento claro para la gestión, confirmación de la recepción y seguimiento de las denuncias, a través de uno o varios responsables.

¿Está mi empresa obligada a implementar un canal de denuncias?

Según la legislación vigente, las empresas obligadas a implementar un canal de denuncias son:

• Todas las empresas y entidades del sector público.
• Todas las empresas del sector privado con más de 49 empleados.
• Todas las empresas del sector financiero.
• Partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales.
• Fundaciones que gestionen fondos públicos.

¿Cómo puedo implementar un canal de denuncias en mi empresa?

Si tu empresa está obligada a implementar un canal de denuncias, debes seguir varios pasos:

1. Decidir qué medio utilizar para gestionar las denuncias. Se recomienda contar con un software específico o complementario que garantice el cumplimiento de la normativa, como Woffu.
2. Designar a un responsable para el canal de denuncias. No es necesario que sea un puesto exclusivo, ya que la persona designada puede desempeñar otras funciones dentro de la empresa.
3. Crear una normativa que regule el canal de denuncias. Es esencial tenerla desarrollada y compartirla para que los empleados sepan exactamente para qué sirve el canal de denuncias, quiénes pueden utilizarlo, a través de qué vías, cómo deben presentarse las denuncias, qué tipo de cuestiones se pueden denunciar y cómo se abordará cada denuncia de manera detallada. La norma ISO 37002 es el estándar internacional que regula la denuncia de irregularidades en las empresas y proporciona información sobre cómo integrar un canal de denuncias en tus sistemas.
4. Registrar las denuncias. Esto es fundamental para llevar un seguimiento de todas las denuncias presentadas, así como de su resolución y las medidas tomadas.
5. Comunicar la existencia del canal de denuncias. Una vez que hayas completado todos estos pasos, es necesario informar a los empleados sobre la existencia del canal de denuncias. Deben conocer su funcionamiento y la normativa que lo rige.

¿Cuándo debe estar operativo el canal de denuncias?

Como mencionamos, la ley que regula la implementación de canales de denuncias en las empresas está en vigor desde el 13 de mayo de 2023. Desde esa fecha, el Gobierno ha establecido plazos para su implementación, que varían según el tipo de empresa. Aquí están las fechas límite:

• Administraciones públicas, entidades y empresas con más de 249 empleados: 13 de junio de 2023.
• Empresas con entre 50 y 249 empleados: 1 de diciembre de 2023.

¿Existen sanciones para las empresas?

Sí, el incumplimiento de la ley puede conllevar sanciones tanto para las empresas como para las personas físicas. Las sanciones se detallan a continuación:

• De 30,001 a 300,000 € para personas físicas.
• De 600,001 a 1,000,000 € en el caso de empresas.

También habrá sanciones para las personas que presenten denuncias falsas, y se impondrán multas si se revelan denuncias, información o documentación confidencial.

En resumen, el canal de denuncias es ahora una obligación para todas las empresas con más de 49 empleados, entre otras. Por lo tanto, es esencial que comiences a trabajar en la implementación de un sistema que cumpla con estos requisitos lo antes posible. Si necesitas ayuda, podemos proporcionarte una solución integrada para cumplir con la legislación. Puedes solicitar una demo aquí para obtener más información y colaborar en los siguientes pasos.