Por ejemplo, si algunos pedidos siguen llegando por fax, asegurar que estos faxes se redireccionan a un buzón de correo electrónico para recibir esos mismos faxes en formato PDF. Si la contabilización de facturas de proveedores requiere una autorización previa, asegurar que estas facturas están digitalizadas y que los responsables pueden firmarlas utilizando su certificado digital.

Una parte importante fundamental para que el teletrabajo sea efectivo es la digitalización de la documentación clave que permita a tus trabajadores disponer de la información relevante en su ordenador, independientemente de dónde estén ubicados.

Esto es, las comunicaciones (audio, chat y video) deben seguir en todo momento al usuario sea cual sea su ubicación y el dispositivo que utilice.

Para conseguir esto, es necesario virtualizar las comunicaciones telefónicas. Implantando una centralita virtual conseguimos que las llamadas telefónicas puedan atenderse desde el propio dispositivo del usuario (PC, portátil, tableta o Smartphone), independientemente de si está teletrabajando o en movilidad.

Además, las aplicaciones integradas en Microsoft Office 365, como Teams, permiten a los usuarios interaccionar entre ellos (videollamadas, chat, colaboración online con documentos, etc.) independientemente de la ubicación.

Esto incluye todos los trabajadores, tanto en oficina como en teletrabajo o en movilidad. Por lo tanto, para garantizar una correcta aplicación de la norma será necesario disponer de procedimientos o aplicaciones que permitan controlar el inicio y la finalización de la jornada laboral.

Este tipo de aplicaciones permiten a los trabajadores “fichar” virtualmente desde su PC o Smartphone, registrando el inicio y final de la actividad, cumpliendo de esta forma lo requerido por el Real Decreto Ley 8/2019 en materia de control de la jornada laboral. Es más, estas aplicaciones permiten digitalizar muchos procesos de RRHH como la solicitud y aprobación de vacaciones, ausencias laborales, entrega confidencial de nóminas, etc.

La formación en las diferentes herramientas disponibles para teletrabajar, así como asimilar los cambios en los procesos de negocio y en la transformación digital que haya tenido lugar, es fundamental para asegurar el éxito del teletrabajo en la organización. Mantén una formación continua que permita optimizar los recursos y activos de la empresa, lo que redundará en una mayor productividad, tanto en el trabajo presencial como en el teletrabajo.