VERI*FACTU: Ahora 2027

Cambios recientes en los plazos de implantación de VERI*FACTU

Nuevas fechas tras el aplazamiento

• El sistema VERI*FACTU estaba previsto en un principio entrar en vigor para empresas (sociedades) el 1 de enero de 2026, y para autónomos / resto de obligados el 1 de julio de 2026.

• Sin embargo — tras las demandas del sector, la menor adaptación que se estaba registrando, y las peticiones de pymes y autónomos — el Gobierno ha decidido aplazar ese marco temporal. El nuevo calendario establece la obligatoriedad para sociedades a partir del 1 de enero de 2027, y para autónomos (y demás obligados) desde el 1 de julio de 2027.

• Con esta prórroga, las empresas y profesionales ganan un año adicional para evaluar soluciones, planificar la migración, hacer pruebas, y evitar cambios precipitados en plena actividad. Tal como señala un directivo de un proveedor de software compatible, la extensión permite “mejorar el sistema” y ofrece un margen extra para adaptarse sin urgencias.

Este cambio de fechas es relevante: aunque la obligación no desaparece, deja un periodo más amplio para que el tejido empresarial — especialmente pymes y autónomos — se prepare de forma ordenada, sin sobresaltos, y con menor riesgo operativo.

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Facturar con Word / Excel o a mano: cuándo se está obligado a usar VERI*FACTU — y cuándo no

Una de las dudas más frecuentes es si quienes emiten facturas con plantillas simples (Word, Excel, o documentos manuales) están obligados a adaptarse a VERI*FACTU. ¿La respuesta? Depende — y conviene atender al matiz legal técnico.

Cuándo no se aplica VERI*FACTU si usas Word / Excel / facturación manual

• La normativa que regula VERI*FACTU — el reglamento que define los llamados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) — afecta a quienes emitan facturas mediante “sistemas informáticos de facturación”.

• Si lo que haces es usar un documento de Word, Excel o similar, rellenarlo “a mano” (es decir: tú introduces los datos sin automatismos, sin macros, sin generación automática de libros contables o registros automáticos), imprimirlo o guardarlo, esa práctica no se considera un SIF. En ese caso, la obligación de VERI*FACTU no se activa.

• En consecuencia, quienes facturan con plantillas simples — similar a un talonario manual o factura en papel — pueden seguir emitiendo así sin necesidad de implementar un sistema certificado, siempre que cumplan los requisitos tradicionales de facturación (numeración correlativa, identificación, datos fiscales, IVA, etc.).

Por tanto: usar Excel o Word “a mano” sigue siendo válido y no activa la obligación de adaptarse al reglamento VERI*FACTU. Esta aclaración resulta clave para muchos autónomos o micropymes con facturación mínima o poco frecuente.

Cuándo sí se aplica VERI*FACTU si usas Word / Excel

El problema surge cuando se utilizan Excel, Word u otro software con automatismos, macros, fórmulas u otras funciones que automatizan partes del proceso de facturación: cálculo de IVA, totales, descuentos, generación de libros contables, controles de registro, etc. En ese escenario, la herramienta deja de ser un simple editor de texto/hoja y pasa a considerarse un SIF.

Si se usa Excel/Word como un sistema de facturación automatizado, entonces habrá que cumplir los requisitos: uso de sistema homologado, generación de registros con firma electrónica/hash, trazabilidad, conservación de registros conforme a la normativa.

En ese caso, utilizar plantillas “caseras” ya no será suficiente, y habría que migrar a un software certificado compatible con VERI*FACTU (o bien a la solución que la administración establezca) antes de la fecha de obligatoriedad correspondiente.

Qué recomienda la normativa/autoridades

• La obligación legal recae sobre sistemas informáticos de facturación.

• Si no se está usando un SIF — es decir, facturas manuales, Word/Excel sin automatismo, facturación tradicional — no se incurre en la obligación de VERI*FACTU.

• No obstante, la gran mayoría de guías especializadas y asesorías advierten de los riesgos de pensar que “usar Excel” garantiza “no obligación”: si la hoja contiene fórmulas, macros o automatismos contables, sí se considera SIF.

• Por otra parte, si una empresa decide pasarse a software, éste deberá estar certificado como SIF compatible; de lo contrario, no cumpliría la regulación.

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Qué significa esto para empresas, autónomos y para una consultora TIC como la tuya

Con el nuevo aplazamiento hasta 2027 y con la aclaración sobre el uso de plantillas simples, la situación para pymes, autónomos y empresas pequeñas se ve así:

Oportunidad de organización pausada

• Si eres autónomo o pequeña empresa con facturación limitada y emites pocas facturas, puedes seguir usando plantillas manuales o en Word/Excel sin preocuparte por migraciones inmediatas.

• Tienes margen hasta 2027 para evaluar si te conviene migrar, valorar costes/beneficios, y decidir si adoptas un SIF certificado o te mantienes con facturación tradicional.

• Como consultora TIC, puedes ofrecer servicios de diagnóstico: estudiar qué clientes necesitan migrar, cuáles pueden seguir como hasta ahora, asesorar sobre el coste-beneficio de pasar a un sistema certificado, etc.

Riesgo de procrastinación y de precipitación en el futuro

• Si pospones la decisión hasta el último momento — especialmente empresas que usan Excel con automatismos o tienen un volumen creciente — corres el riesgo de saturación de demanda cuando se acerquen las fechas clave (enero/julio 2027).

• Podría haber sobrecarga en proveedores de software, consultoras, asesorías; y errores de migración, implementación o integración.

• Si se opta por software no adaptado o de baja calidad, existe riesgo de incumplimiento, irregularidades en trazabilidad o de enfrentarse a sanciones (en su caso), especialmente si se emiten facturas a otros obligados o en contexto B2B.

Lo que tiene sentido hacer desde ya (para una empresa TIC o consultoría como la tuya)

1. Identificar qué clientes ya usan facturación manual / plantillas simples, y analizar su perfil de facturación (volumen, frecuencia, riesgo, crecimiento).

2. Para los que hoy pueden mantenerse con plantilla: advertir sobre los límites (fácil para pocas facturas, facturación sencilla) y que documentan bien sus facturas tradicionales.

3. Para quienes emplean Excel/Word con automatismos o pueden crecer: proponer migración a un SIF homologado — valorar diferentes opciones software, coste vs beneficio, integración con contabilidad, sistemas existentes.

4. Preparar un checklist o guía adaptada: decidir qué escenario aplicar (plantilla manual vs sistema certificado), cuándo hacer la transición, cómo documentar, cómo acompañar al cliente.

5. Informar a los clientes de que aunque ahora haya prórroga, la obligación sigue vigente — hay que planificar con tiempo para evitar prisas de última hora.

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Conclusión — lo esencial a tener en cuenta

• El plazo para que VERI*FACTU sea obligatorio se ha aplazado hasta 2027: sociedades desde enero; autónomos/otros desde julio.

• Si haces facturas con plantillas simples en Word, Excel o en papel — sin automatismos, cálculos, macros ni generación automática de libros — no estás obligado a usar VERI*FACTU. Esa modalidad quedaría fuera del ámbito normativo de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).

• En cambio, si tu facturación utiliza Excel/Word con fórmulas, macros o automatismos — o si ya usas algún software de facturación — tendrás que adaptarte, y para ello necesitarás un sistema homologado.

• Para empresas pequeñas o autónomos con facturación mínima, la opción manual/planta illa sigue siendo viable, aunque es recomendable evaluar el crecimiento del negocio.

• Para una consultora TIC, esto representa una oportunidad: puedes ofrecer tanto migraciones como asesoramiento estratégico, acompañamiento a clientes, auditoría de facturación, e incluso mantenimiento de sistemas homologados.