10 consejos para sobrevivir al teletrabajo

Como empresa que habitualmente tenemos el puesto de trabajo en cualquier lugar, lo denominamos “transparencia de ubicación”, hemos aprendido exactamente lo que se necesita para hacer un trabajo “remoto”. Aquí va una lista sin filtrar y 10 consejos de nuestros mayores aprendizajes sobre cómo configurar el trabajo remoto desde casa.

Conoce tus límites

Hay algunas cosas que todo nuevo trabajador remoto a domicilio debe tener en cuenta antes de sumergirse. Aquí hay algunos límites que deberás observar:

• Estás trabajando donde también te relajas.
• Nada señalará el final de tu día.
• No tienes una rutina de desplazamientos.
• Sólo tú debes estructurar tu tiempo.
• No tendrás casi ninguna distracción.
• Sólo tú sabes lo que has hecho cada día.
• Es probable que seas mucho menos activo.
• Recibirás un montón de notificaciones todo el tiempo.
• Puedes sentirte culpable por tomar descansos.
• Probablemente trabajarás más horas y con mayor intensidad.
• Puedes sentirte aislado rápidamente.

Si bien algunos de estos puntos parecen bastante obvios, vale la pena tenerlos en cuenta. Pueden ayudarte a reconocer las señales de advertencia temprano y crear estrategias efectivas para manejar los problemas potenciales si planeas trabajar desde casa durante un largo periodo de tiempo.

Obtén la tecnología remota adecuada para el teletrabajo

El trabajo remoto requiere cierta infraestructura tecnológica. Pero la mayoría de las empresas ya han sentado las bases para esto sin saberlo, adoptando tecnologías básicas de trabajo remoto como mensajería instantánea, correo electrónico, videollamadas y trabajo basado en la nube en sus lugares de trabajo. Antes de configurar tu oficina en casa, o enviar a tus trabajadores a teletrabajar, asegúrate de tener resuelto los siguientes aspectos básicos de la infraestructura corporativa:

Digitalización de procesos y documentación

El primer paso para optimizar las herramientas de teletrabajo, y que estas sean efectivas, es asegurar que los procesos clave de tu empresa están soportados completamente por los sistemas informáticos y que no requieren de presencia física para llevarlos a cabo.

Por ejemplo, si algunos pedidos siguen llegando por fax, asegurar que estos faxes se redireccionan a un buzón de correo electrónico para recibir esos mismos faxes en formato PDF.

Si la contabilización de facturas de proveedores requiere una autorización previa, asegurar que estas facturas están digitalizadas y que los responsables pueden firmarlas utilizando su certificado digital.

Una parte importante fundamental para que el teletrabajo sea efectivo es la digitalización de la documentación clave que permita a los trabajadores disponer de la información relevante en su ordenador, independientemente de dónde estén ubicados.

Compartir información en la nube

Todos los usuarios de la compañía utilizan documentos para llevar a cabo sus tareas. Tanto documentos propios como los generados por otros compañeros o departamentos que requieren estar a disposición del equipo de trabajo.

El primer paso necesario para permitir el teletrabajo con garantías de éxito es migrar toda la documentación clave de usuarios y departamentos a OneDrive y SharePoint respectivamente. De esta manera aseguramos su disponibilidad, seguridad e integridad tanto en la oficina como en teletrabajo (oficina remota) o en movilidad (smartphone).

Comunicaciones unificadas

Tan esencial como la información son las comunicaciones. Para que un usuario pueda teletrabajar independientemente de su ubicación, las comunicaciones entre la empresa y el trabajador deben ser fluidas y efectivas.

Esto es, las comunicaciones (audio, chat y video) deben seguir en todo momento al usuario sea cual sea su ubicación y el dispositivo que utilice.

Conseguir esto no es necesariamente complicado ni caro. Es necesario virtualizar las comunicaciones telefónicas. Implantando una centralita virtual conseguimos que las llamadas telefónicas puedan atenderse desde el propio dispositivo del usuario (PC, portátil, tableta o Smartphone), independientemente de si está teletrabajando o en movilidad.

Control de presencia y jornada laboral

La nueva Ley de Control de la Jornada Laboral es una realidad a la que las empresas se ven obligadas desde mayo de 2019. Esta ley obliga al control de la jornada laboral de cada trabajador, este registro será diario y deberá registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador.

Esto incluye todos los trabajadores, tanto en oficina como en teletrabajo o en movilidad. Por lo tanto, para garantizar una correcta aplicación de la norma será necesario disponer de procedimientos o aplicaciones que permitan controlar el inicio y la finalización de la jornada laboral, tanto en la “oficina” como en “casa”.

Este tipo de aplicaciones permiten a los trabajadores “fichar” virtualmente desde su PC o Smartphone, registrando el inicio y final de la actividad, cumpliendo de esta forma lo requerido por el Real Decreto Ley 8/2019 en materia de control de la jornada laboral. Es más, estas aplicaciones permiten digitalizar muchos procesos de RRHH como la solicitud y aprobación de vacaciones, ausencias laborales, entrega confidencial de nóminas, etc.

Formación

Para conseguir que el teletrabajo sea efectivo en la empresa, además de poner todos los recursos tecnológicos al servicio de los usuarios, es necesario formar a estos para que sean igualmente eficientes trabajando a distancia.

La formación en las diferentes herramientas disponibles para teletrabajar, así como asimilar los cambios en los procesos de negocio y en la transformación digital que haya tenido lugar, es fundamental para asegurar el éxito del teletrabajo en la organización.

10 consejos para trabajar a distancia desde casa

1. Tener un espacio de trabajo dedicado

Para tu propia higiene mental, trata de separar el trabajo y el tiempo personal tanto como sea posible. Establecer un espacio de trabajo dedicado en tu hogar es clave para lograr esto, ya que puede ayudar a proporcionar un límite físico entre el trabajo y el tiempo de inactividad. Un entorno de trabajo estable y regular puede ayudarte a aprovechar y concentrarte más en el trabajo, al tiempo que evita tener que montar y desmontar constantemente los equipos. Consejo: no trabajes en la mesa de la cocina.

2. Establece una organización flexible

La flexibilidad de trabajar desde casa es extremadamente gratificante, pero aún necesita una estructura básica para funcionar. Planifica cada día de forma flexible y establece lo que quieres lograr al final de la semana. Deberías poder cambiar este plan cuando sea necesario, pero aun así debes aclarar y priorizar las tareas en las que trabajarás. Es importante comunicar esto a los colegas, en caso de que necesites su opinión sobre algo. Es una buena idea comenzar con la tarea más difícil y, en caso de que necesites ayuda para arrancar, el bloqueo de tiempo puede ayudar: divide tu día en grandes bloques de tiempo para concentrar tareas en función de la dificultad, la prioridad y la urgencia de cada una.

3. Establece horas de disponibilidad

Con toda la comunicación transpuesta a un entorno digital, es probable que te veas inundado de pings, correos electrónicos y notificaciones no planificadas a lo largo del día. La mejor manera de protegerse contra las distracciones incesantes y, al mismo tiempo, garantizar que la colaboración se mantenga fluida, es tener un tiempo establecido para administrar las comunicaciones. Crea horas para revisar tu bandeja de entrada y responder consultas y comunícalas a tus colegas para que sepan cuándo estás disponible para ayudarlos durante el día. Esto también te ayuda a combatir la necesidad de estar disponible de inmediato para todo, lo que muchas personas se sienten presionadas a hacer para compensar su ausencia física.

4. Tómate descansos (a menudo)

Las investigaciones han demostrado que los trabajadores remotos son un 13% más productivos que sus compañeros en la oficina; con menos distracciones, puede instalarse en un trabajo intenso y profundo con mucha facilidad. Pero como resultado, los trabajadores remotos también tienden a trabajar más horas y a tomar menos descansos. Esta es claramente una mezcla poco saludable que sólo termina en agotamiento. No debes sentirte culpable por tomar descansos: son una parte importante de la gestión de tu energía y necesarios para tu trabajo. No llenes estos descansos con nuevas tensiones o interacción pasiva: sal a caminar, cambia de ambiente o haz algo que no tenga nada que ver con tu trabajo.

5. Establece un final para tu jornada

Cuando el trabajo llega a tu propia casa, necesitas proteger el espacio para tu propio bienestar personal. Establece límites y haz compromisos para saber cuándo termina tu trabajo diario. Establecer el final de tu jornada laboral es obvio, pero en realidad debes comprometerte a “desconectarte”, resistiendo la tentación de revisar el correo electrónico y los mensajes nuevos. Para ayudar en la transición, a algunas personas les gusta programar entrenamientos al final de su día. Otros encuentran que simplemente escribir una planificación rápida para el día siguiente es un “ritual de cierre” efectivo, y les ayuda a retomar el trabajo directamente desde donde lo dejaron.

6. Aboga por tí mismo

Puede parecer extraño, pero tendrás que tocar tu propia bocina, publicitar el progreso que has hecho y difundir tus logros. Sin esto, la gente no sabrá en qué has trabajado o qué impacto ha tenido la semana pasada. Una breve actualización global que detalla lo que lograste, lo que te bloqueó y en lo que sigue es excelente para esto, pero también es bueno tener un mecanismo sólo para celebrar los hitos, como tener un canal para compartir éxitos semanales todos los viernes.

7. Levántate y mantente activo

Como trabajador remoto, estarás mucho más inactivo. Si bien muchas personas asumen que el trabajo a distancia les brinda una mayor oportunidad de mantener un estilo de vida activo, hay menos razones para moverse que en una oficina y pocas cosas justificarán salir de casa. Como tal, es muy importante asegurarse de que realmente te muevas durante el día. Consige un escritorio de pie, toma descansos activos y de verdad comprométete con una rutina de ejercicios.

8. Socializa de forma proactiva

Como teletrabajador, puede parecer que no deberías comunicarte sobre otra cosa que no sea el trabajo. Pero esta presión puede generar rápidamente aislamiento y desconexión cultural. Las interacciones personales son muy importantes, así que sé proactivo para incorporarlas a tu día. Cree canales  no relacionados con el trabajo, realiza almuerzos remotos a través de videollamadas, publica imágenes, recomienda películas y libros, lo que sea necesario para mantener la socialización con el equipo virtualmente. De regreso al mundo físico, intenta trabajar en espacios de trabajo conjunto, trabajar con amigos o mudarte a un espacio de trabajo secundario varias veces a la semana, y asegúrate de planificar un calendario social activo después del trabajo.

9. Abastécete de comida saludable

La comida puede convertirse en un reemplazo fácil para el trabajo. No comas sólo porque estés aburrido, quieras una distracción o necesites un descanso. Es probable que estés sentado todo el día, por lo que lo último que quiere hacer es comer en exceso. Si te siente tentado, hazte un favor y asegúrese de que esos tentempiés sean realmente nutritivos.

10. Viste cómodo

Existe un estereotipo bastante manido flotando en Internet sobre los trabajadores remotos que viven en pijama y sólo se visten de cintura para arriba para las videoconferencias . En realidad, lo que llevas puesto no importa. No tienes que “vestirse para la oficina” para hacer un buen trabajo; la belleza de trabajar desde casa es que no tienes que observar las extrañas restricciones de la oficina. Usa lo que te resulte cómodo; si es pijama, genial. Si no, a quién le importa realmente.